Sfaturi pentru prezentări (de Olivian Breda)

de

 

Notă #1: Îți ia undeva la 5-10 minute să citești cele de mai jos. Compară asta cu timpul și efortul minim pentru a susține o prezentare, și probabil o să găsești că investiția celor 5-10 minute a meritat. Încerc să reduc ce scriu mai jos la un minim, dar nu mai puțin decât ar trebui zis.

Notă #2: Cele de mai sus sunt recomandări. Poți sări peste ele, sau le poți urma parțial, sau poți să ne uimești și să faci în așa fel încât să nu urmezi nici unul din sfaturile noastre. Oricum, ia-le ca pe niște idei. Dacă te inspiră, urmează-le.

Sfaturi realizare prezentare:

  • Asigură-te că ai înțeles bine care e scopul prezentării tale.
  • Alege un subiect de care să îți pese suficient de mult încât să vezi sarcina de a face prezentarea ca pe o plăcere personală.
  • Cel mai popular software pentru prezentări este Microsoft PowerPoint. Nu e însă singura opțiune, Prezi – Ideas matter. sau Apple – Keynote for Mac. De văzut detalii aici: Five Best Presentation Creation Tools.
  • Idee: Guy Kawasaki are regula 10-20-30: 10 slide-uri, pentru o prezentare de 20 de minute, cu un font de 30 de pixeli în slide.
  • Dacă vrei să folosești alte fonturi decât cele standard, asigură-te că se vor vedea și pe device-ul de pe care va rula prezentarea. Poți salva ca PDF, sau poți salva fonturile în fișierul prezentării.
  • O idee bună de a construi o prezentare e să îți pui întrebarea asta constant – ce aș putea spune eu și alții nu știu deja?
  • Spune povești. Vino cu studii de caz. Zi ce ți s-a întâmplat ție. Dacă vorbești de site-uri de-ale clienților tăi, asigură-te că poți face datele publice, sau anonimizează datele.
  • În opinia mea, tu, autorul, ar trebui să fii cheia prezentării. Nu imaginile, nu graficele, nu textul. Tu și cum reușești să creezi o poveste.
  • Pe ideea asta, slide-urile ar trebui să fie cât mai sumare/mici, iar tu să vorbești mai mult.
  • Ia în considerare să ai o prezentare în care să nu ai nici măcar un singur slide.
  • Sau slide-uri doar cu imagini – Takahashi method.
  • De uitat peste niște prezentări de la Prezi.com. Personal, nu sunt fan al folosirii lui, dar, în mod cert, arată mai bine decât o prezentare tipică, oarecare.
  • Chiar dacă ai o prezentare pur tehnică, poți folosi metafore.
  • Taie din lucruri. Fă prezentarea cât mai scurtă.
  • Ca principiu, demonstrează. În loc să scrii „folosiți verbe active”, dă un exemplu. În loc să zici „ieri mi s-a întâmplat ceva din care am învățat următoarele”, zi și ce ți s-a întâmplat. Nu zi „Cei de la Google au anunțat ceva care m-a făcut să mă gândesc …”. Zi și câteva lucruri despre anunțul făcut.
  • Pune-ți constant întrebarea – „s-ar simți cu ceva dacă aș tăia slide-ul acesta, complet?”
  • E OK să dai linkuri, prezentarea va ajunge pe Net.
  • Fă un sumar la sfârșitul prezentării cu ce ai menționat în prezentare. Poate ajuta să ai și un plan încă de la început, ca prim slide.
  • Există animații bine realizate și există animații care se văd rău. Sfatul meu ar fi să le eviți. Dacă le folosești, totuși, asigură-te că se văd bine.
  • Folosește imagini de calitate.
  • Caută template-uri, altele decât cele standard, pe Net.
  • O prezentare standard făcută cu KeyNote (program de Mac) va arăta, în mod tipic, mai bună decât o prezentare standard făcută cu PowerPoint.
  • Cifre. Dacă ai date statistici și detalii informative, vino cu ele.
  • Sfatul meu ar fi să eviți să pui logo-ul pe fiecare slide al prezentării tale.
  • E OK să vorbești de compania pe care o reprezinți. Atâta timp cât este un aspect minor al prezentării tale, nu cheia.
  • Efortul se vede. Fă un efort să ai o prezentare bună.
  • Trei întrebări pe care să ți le pui legate de un slide – Aduce o emoție (poveste)? Dacă nu, vine cu o idee nouă (insight)? Dacă nu, are ceva acționabil (download)? Dacă nu, se obțin rezultate în urma slide-ului (KPIs)? Ar trebui ca un slide să răspundă la măcar una din întrebările astea cu „Da”.
  • Dacă vrei să folosești atribute (intens / puternic), îți recomand să citești și textul meu – My gorgeous article about the best attributes to successfully use.
  • Dacă folosești grafice, asigură-te că pot fi văzute suficient de bine pentru a fi înțelese.
  • Eu personal, autorul acestui articol, nu sunt mare fan al clipurilor video în timpul prezentării. Nici măcar 10 secunde. Se face follow-up al prezentării, se poate pune acolo. Teoretic, ar trebui să dea o energie și o emoție. Practic, mă aștept ca omul din fața mea să fie mai bun decât un clip video. Dau în articol link la o prezentare care încurajează folosirea clipurilor video. Eu nu.
  • Dacă folosești video, pune subtitrări.
  • Umorul e binevenit.
  • Evită afirmațiile clișeistice. Vorbește uman.
  • Recitește prezentarea de 2-3 ori pentru typos sau roagă pe cineva să te ajute. Vezi și – Verificare ortografică – cum se face în mod automat?.
  • E posibil ca marginile prezentării să nu se vadă bine. Nu scrie fix în margine text.
  • Poți avea un ultim slide cu resurse de vizitat.
  • Poți salva prezentarea în 2-3 formate (PPT, PPTX, PDF). Poți salva prezentarea și ca PPS (PowerPoint Show).

Înainte de prezentare:

  • Pregătește prezentarea din timp. Vezi, de exemplu, dacă te încadrezi în timp. Asigură-te că știi subiectul bine, și poți vorbi liber despre el.
  • Repetă prezentarea de câteva ori. Idee de repetare – sari peste unele slide-uri, și încearcă să vorbești totuși coerent. Rulează slide-ul 2, 4, 5, 8, 10. Te poate ajuta să înțelegi mai bine propria prezentare.
  • Sfat complet anti-ce-am-zis-mai-sus: există riscul ca, prin repetiție, să te plictisești și să nu mai ai pasiune. În cazul ăsta, nu repeta prezentarea. :)
  • La prezentări se fac foto și video, care vor fi puse (probabil, permanent) pe Net așadar acordă atenție ținutei.
  • Evită lucrurile online. Dacă ai nevoie de un clip YouTube, există soluții prin care poți descărca clipul în format MP4 în calculator. Dacă ai nevoie să deschizi un site, salvează fișierul HTML și vino cu varianta off-line a site-ului la tine.
  • Află scurtăuturi de taste în programele pe care le vei folosi – PowerPoint – B face ecranul negru (dacă vrei să iei o pauză). F5 începe prezentarea de la început. Shift + F5 începe de la slide-ul curent.

La locul faptei:

  • Vino din timp la locul întâlnirii. 15 minute înainte să înceapă evenimentul e suficient.
  • Încearcă să cunoști publicul. Interacționează cu oamenii din sală, înainte de și în timpul prezentării tale.
  • Acomodează-te cu presenter-ul. Spre exemplu, ai o tastă care oprește ecranul. Sau ai un pointer laser (pe care ar trebui să îl folosești doar periodic, nu constant). Presenter-ul are doar câteva comenzi. Află-le înainte de prezentare.
  • Verifică dacă prezentarea merge OK. Dacă ai audio și/sau video în prezentare, fă probe.
  • Poate fi util să bei niște apă înainte de prezentare. E posibil să ți se usuce gura.
  • Nu uita să îți oprești telefonul mobil. Un sfat simplu.

În timpul prezentării:

  • Primele secunde din prezentare setează tempo-ul pentru toată prezentarea. Poate fi o idee să începi energic.
  • Păstrează o postură bună, dar nu sta țeapăn.
  • Relaxează-te.
  • Poți folosi eventualul stress pentru a avea o prezentare mai energică.
  • Poți să admiți că ești uman/vulnerabil și să arăți că uneori ești un pic prostuț.
  • Oamenii sunt buni și vor ca tu să ai o prezentare bună. Amintește-ți asta.
  • Sunt oameni și în spatele sălii. Asigură-te că te aud bine (microfon) și că pot citi slide-urile (scrise cu font de 30).
  • Adaptează-te la situație. Te poți lega de ce s-a spus deja înainte de prezentarea ta, în alte prezentări, în comentarii și întrebări, în sesiunile din pauză.
  • Vorbește cu un ritm încet. Evită să ai multe informații livrate în timp scurt. Spune mai puține lucruri, în timp mai mare.
  • E important să crezi în ce spui și să vorbești cu entuziasm și pasiune.
  • Contact vizual. Încearcă să privești în ochi audiența.
  • Nu citi de pe slide-uri.
  • Evită să îți ceri scuze pentru ceva, orice. Nu ajută pe nimeni. „Scuze că nu am făcut o prezentare, v-o prezint așa cum e”.
  • Zâmbește.
  • Poți face pauze după afirmațiile cheie.
  • Lasă un timp pentru întrebări.
  • Probabil oamenii vor uita ce le-ai spus, nu vor uita însă cum s-au simțit.

La final, pregătește-te de următoarea ta prezentare. :) Dacă vrei să comunici mai bine, te ajută să ții un blog și să citești. Și pentru prezentări în sine, să susții prezentări, eventual la un club dedicat (Public Speaking Romania / Învaţă cum să vorbeşti în public ! | Toastmasters Bucureşti).

P.S.: Cum ar răspunde Seth Godin la întrebarea „Cum să faci o prezentare bună?” Really bad PowerPoint (and how to avoid it) Și încă o opțiune – Tips for Public Speaking – speaking.io.

P.S., 2018.12.26: Când ții o prezentare, fă în așa fel încât să ajungi cu o oră înainte, și fă backup pentru orice – stick usb, slide-uri, presenter, laptop, prelungitor, orice altceva poți.

PS, 2023.01.29:

Partajează pe WhatsApp